خروج کارمند را بدون حساب باز و دسترسی فراموششده تمام کنید
یک پایان همکاری خوب فقط تحویل لپتاپ نیست. فایلهای کاری، حسابها، مشتریان، رمزهای مشترک و سفته هم باید وضعیت روشن داشته باشند.
چرا خروج کارمند بخشی از امنیت اطلاعات است؟
بسیاری از مشکلها از قصد بد شروع نمیشوند؛ یک حساب قدیمی باز میماند، فایلها در فضای شخصی جا میمانند یا مشتری نمیداند از این به بعد با چه کسی در ارتباط باشد. چکلیست خروج کمک میکند این موارد با آرامش و بدون اتهامزنی بسته شوند.
برنامه ساده از ۷ روز قبل تا ۷ روز بعد
- ۷ تا ۱ روز قبلزمان پایان دسترسی، تحویلگیرنده کار، فهرست حسابها، تجهیزات و وضعیت سفته را آماده کنید.
- روز آخرفایلها، کارهای باز، مشتریان و تجهیزات را تحویل بگیرید؛ حسابها را طبق زمانبندی قطع یا منتقل کنید.
- روز بعدورود با حساب قبلی، مالکیت فایلهای مشترک، ایمیلها، گروهها و رمزهای مشترک را کنترل کنید.
- هفت روز بعدانتقال مشتری و کارهای باز را مرور و سفته را طبق رسید پس بدهید یا وضعیت اختلاف مستند را ثبت کنید.
چه دسترسیهایی باید بررسی شود؟
| گروه | نمونهها | اقدام |
|---|---|---|
| ارتباطات | ایمیل، پیامرسان، گروههای کاری | قطع، انتقال یا بایگانی طبق سیاست |
| سامانههای کاری | CRM، حسابداری، اتوماسیون، پنل فروش | غیرفعالکردن حساب و ثبت زمان |
| فناوری | VPN، مخزن کد، سرور، فضای ابری | قطع دسترسی و تعویض کلیدهای مشترک |
| داراییهای عمومی | دامنه، شبکه اجتماعی، پنل تبلیغ | انتقال مالکیت و تغییر رمز |
| فیزیکی | کارت، کلید، لپتاپ، سیمکارت | تحویل با ثبت شماره و وضعیت |
تحویل دانش و فایلها
- فهرست کارهای باز و موعد آنها را بگیرید؛
- نام مشتریان و وضعیت هر ارتباط را به مسئول بعدی منتقل کنید؛
- فایلها را به مخزن سازمانی منتقل و نشانی آن را ثبت کنید؛
- رمزهای سازمانی را از مسیر امن منتقل یا تعویض کنید؛
- از ثبت رمز شخصی کارمند خودداری کنید.
با اطلاعات روی دستگاه شخصی چه کنیم؟
اگر کارمند برای کار از دستگاه یا فضای شخصی استفاده کرده است، روش انتقال و حذف باید از قبل در سیاست شرکت آمده باشد. حذف را با توافق، نظارت و صورتجلسه انجام دهید و به اطلاعات شخصی نامرتبط وارد نشوید.
سفته را فراموش نکنید
رسید اولیه را با اصل سفته تطبیق دهید. اگر همه تحویلهای نوشتهشده انجام شده است، سفته را در مهلت مقرر پس بدهید و رسید بگیرید. اگر اختلاف مستند وجود دارد، دلیل، مسئول پیگیری و تاریخ اقدام بعدی را کتبی کنید.
سؤالهای پرتکرار
آیا همه دسترسیها باید دقیقاً در ساعت خروج قطع شود؟
زمان به نقش و شرایط بستگی دارد. برای نقش حساس ممکن است قطع دسترسی قبل از اعلام عمومی لازم باشد؛ برای انتقال آرام کار، بعضی دسترسیها میتواند در ساعت مشخص منتقل شود. تصمیم و زمان را از قبل ثبت کنید.
با ایمیل کارمند چه کنیم؟
مالکیت و دسترسی را طبق سیاست شرکت و قوانین مربوط مدیریت کنید. پاسخگوی موقت یا انتقال پیامها باید محدود، شفاف و زماندار باشد.
آیا امضای NDA در روز خروج کافی است؟
بهتر است تعهد از شروع همکاری روشن باشد. روز خروج فقط یادآوری و تحویل را ثبت کنید.
فرم خروج آماده میخواهید؟
صورتجلسه تحویل، چکلیست قطع دسترسی و دفتر ثبت سفته در بسته Word آماده است.
این چکلیست عمومی است. در صنایع حساس، پرونده اختلافی یا دسترسی به دادههای خاص، برنامه خروج را با مسئول فناوری و وکیل هماهنگ کنید.
